Hacia un valor más sostenible: adiós papel

Tinsa España gestiona enormes bases de datos procedentes de las más de 250.000 valoraciones que realiza anualmente y que aportan millones de nuevos datos cada día a sus sistemas. La migración del Centro de Procesamiento de Datos de Tinsa supuso externalizar a un data center externo de alta seguridad (Tier 3) todo el alojamiento de la infraestructura necesaria que estaba ubicada en una sala fría de la planta baja del edificio de Las Rozas. La simplificación de la plataforma, la virtualización y la inversión en infraestructura nueva más eficiente permitió lograr un ahorro del 40% en el consumo energético en las oficinas centrales.

Programa PAPERLESS

Pero el objetivo más ambicioso ha sido posiblemente la reducción del consumo de papel. Además de la gestión de enormes bases de datos, la actividad de Tinsa también ha llevado históricamente aparejada la utilización de ingentes cantidades de papel y de tóner de impresión: un informe de valoración puede contener más de 30 páginas, de modo que remitir una o varias copias a los clientes exige cada año la impresión de  millones de páginas.

Como empresa líder en el mercado de la valoración en España, Tinsa entendió que debía impulsar y propiciar entre sus clientes un cambio de hábitos para reducir este consumo. Así comenzó en 2017 el programa PAPERLESS, que tenía como objetivo disminuir el uso del papel en la entrega de los informes de valoración. ¿Cómo? Sustituyendo las copias impresas por archivos PDF con firma digital, un sistema, por otro lado, mucho más seguro, ya que acredita que el contenido del informe no ha sufrido ninguna modificación desde que fue emitido por parte de Tinsa.

Trabajando de la mano de las entidades financieras, que son grandes consumidoras recurrentes de informes de valoración, el programa PAPERLESS permitió a Tinsa reducir un 73% el uso de papel en la entrega de informes entre 2017 y 2019.

La sustitución de la copia impresa por archivos digitales o, en su defecto, la reducción de las 2 o 3 copias a tan solo una logró evitar ya el primer año (2017) la impresión de casi 6 millones de hojas. Dos años más tarde (2019), las impresiones se habían reducido de 6,7 millones de hojas en 2017 a 1,8 millones y a estas alturas de 2021 todas las entidades financieras reciben las valoraciones de Tinsa en PDF con firma digital. Todavía no se ha logrado eliminar completamente la impresión de informes (unos 1.000 anuales), ya que algunos ciudadanos y empresas solicitan expresamente recibir una copia impresa, pagando un sobrecoste por ello.

Puntos de impresión

El objetivo de implantar un modelo más sostenible en el uso del papel no se limitó a la concienciación de nuestros clientes. También internamente Tinsa puso en marcha iniciativas tendentes a reducir el consumo. Entre ellas destaca la sustitución de decenas de impresoras por cinco únicos puntos de impresión repartidos entre las dos plantas del edificio. La iniciativa se lanzó en 2015 en la sede central y desde febrero de 2020 también funciona en las delegaciones de Barcelona, Málaga, Valencia y Zaragoza.

Los puntos de impresión introducen un doble-check en el proceso de impresión: el usuario debe liberar desde el punto de impresión físico los documentos enviados desde el ordenador. Este sistema centralizado y monitorizado reveló que aproximadamente un 15% de los trabajos que se envían a imprimir no son finalmente liberados. Partiendo de esta referencia, desde su puesta en marcha este sistema ha conseguido evitar la impresión de 326.000 hojas de papel, que supondrían la tala de 6,5 árboles, la emisión de 1.660 kg de CO2 a la atmósfera y una energía equivalente a la emisión de 105.000 horas de luz de una bombilla.

Como resultado de este plan combinado de valoraciones con firma electrónica y de puntos de impresión en las oficinas, Tinsa redujo un 53% las compras anuales de papel en el periodo 2018-2020 respecto al trienio anterior (2015-2017), pese a que la media de valoraciones anuales realizadas se incrementó un 13% entre ambos períodos.

El reto sigue en marcha.